化妆品、保健品、礼品行业呼叫中心解决方案

2019-08-20

  针对化妆品、保健品行业服务管理的业务特点和流程,依托先进的RM3000平台,结合成熟的CSR3000系统,武汉瑞码联信向广大化妆品、保健品、礼品行业用户提供专业的呼叫中心解决方案。

方案组成:

1RM3000系统

2CSR3000系统

3RM3000系统服务器

4PSTN语音接口卡

5、语音网关(用于接入座席电话)

6、人工座席


  在技术上,化妆品、保健品、礼品行业呼叫中心解决方案的语音业务通过电信运营商的模拟电话线路(或者模拟中继线路)接入,数据业务都通过互联网使用TCP/IP协议传送,解决了呼叫中心中大量数据传送的需求,请看下面的网络组织结构图:


1:网络架构图  

  该方案采用全WEB界面管理与维护,系统配置、权限分配、功能分配、座席管理、语音菜单调整、系统备份与恢复、系统升级、报表查看、客户资料管理与弹屏等都通过WEB浏览器界面实现。


图2:管理界面实例    


 CSR3000是增值座席管理系统,提供座席管理、客户管理、产品管理、销售管理、赠品管理、会员管理、工单管理等丰富的增值功能。



图3: CSR3000系统来电弹屏界面实例


要功能特点:

一、通讯功能
1、自动语音应答(IVR):实现全天候自助式服务。通过系统的交互式应答服务,来电者可以很容易的通过电话机键盘输入他们的选择,从而得到24小时的服务。用户根据自己的业务需求自主录制多层次IVR语音自动应答流程,并在更换之后能够和后台的程序相结合(如增加一个流程、删除一个流程、跳过某个流程等)。根据需要,也可以将来电者转移到不同的服务组甚至不同的单位或者部门。
2、自动话务分配(ACD):来电智能识别,将呼入电话分配给相应座席或其他对应项目,用户可以自主设定电话的等待队列,选择等候音乐、智能播报队列位置和等候时间。
3、座席基本功能:提供座席登入,退出,示忙,示闲,电话转移,外呼,三方通话,代接等功能。
4、管理通讯功能:强转、强拆、电话代接、电话监听、会议等功能。
5、来电弹屏:当客户来电时会迅速弹出客户资料。座席可以快速记录客户的基本信息和服务内容。
6、录音功能:提供所有呼入和呼出电话的通话录音,可以灵活设置录音或不录音,并提供播放,下载和备份等操作。
7呼叫中心系统监控:系统可以监控硬件资源、电话线路、排队情况、座席状态、当前通话等,并以web的形式显示出来。
8、站内短信功能:座席人员可以相互之间发送站内短信,及时沟通。
9、客户留言功能:当座席忙,系统引导客户向座席人员留言后,座席人员可以收听用户留言,以便及时回复客户。
10、邮件功能:得知客户的邮箱后,座席人员可以通过系统将产品、赠品、积分等相关信息发送到客户的电子邮箱,以便客户更详细地了解产品信息。
11、会员来电密码验证:针对高级会员,系统支持让来电者输入会员号码与会员密码,以便得到更加高级服务
12、智能号码匹配:根据客户上次通话记录,系统自动为其查找上次通话座席,当该座席存在且空闲时提示呼叫者是否直接接通该座席。
13、传真发送功能:当座席人员与外线通话后,座席可以根据客户的要求,在线向客户发送传真。
14、点击外呼功能:座席人员可以选择并点击已有的联系人、客户的电话号码,系统便自动外呼并接通座席电话,座席人员也可以手工输入对方号码,点击外呼。
15、电话黑名单:如果有些人恶意骚扰座席人员,管理员可以将此人的电话号码录入系统,以后这个人将会被拒绝进行呼叫中心系统。
16、通话质检功能:座席员挂断电话后系统会主动邀请对方对座席员的服务满意度进行打分评价。有利于对座席人员的客服水平进行监督和评估,从而提供服务质量。
17、分时段系统设置:在不同时间条件下,可以去执行不同的系统任务。例如:将IVR设置成工作时间和非工作时间两种,外线电话在工作时间呼入时,系统为其转接普通座席;在非工作时间呼入时,系统为其转接值班座席。


二、来电弹出及业务受理
1、来电弹出功能:
当客户来电转接人工服务时,自动弹出信息登记窗口并根据来电号码检查客户资料库中是否有该客户的数据。如客户的名称、地址、联系电话、身体状况、肤色、以往的咨询、投诉等记录信息。以及来电日期、时间、受理人等;使座席人员一目了然,第一时间了解来电的相关信息。
2、咨询业务:
咨询受理功能是座席用于记录所有客户的咨询信息,系统自动记录来电号码、时间等,座席人员可以通过与客户交流回答客户咨询的问题,同时记录以下信息:
渠道记录:选择客户信息来源,可以是报纸、电视、广播、网络、114、朋友介绍、户外、公交车体、出租车体或停靠站级、灯箱、活动、讲座、印刷品等;
基本资料完善:例如选择是否下订单、是否愿意成为会员等;
咨询内容:文字记录咨询内容;
知识库查询:座席人员与客户交流时候可参考知识库,参见后面知识库介绍。


三、订单管理
1、订单录入:
呼叫中心有个很重要的任务就是向客户销售产品,并按客户要求生成订单。CSR3000座席管理系统提供订单快速录入功能,订单内容可包括:订购的客户名称、订购的产品、产品类型、数量、金额、保质期和订购方式等。客户资料可以直接从客户资料库中调用。
2、订单审核:
订单审核是产品进入物流前的必经环节,起到对物流的总体调度作用。一般根据订单的订购方式给订单分配送货公司和生成送货单的过程,通过审核,可以为采购客户累加积分,或者剔除一些无效订单等。


四、工单流转
如果客户需要上门送货,座席人员在录入该客户的联系地址、电话后,可将派工任务指派给工作人员,同时生成及打印派工单;对于不符合业务规则的功能工单,管理员可以要求重新指派;技术人员接到工单后,上门服务,或者完成指定任务,之后提交给管理员;管理员确认工作任务结束,工单流转结束
通过派工管理可对派工的处理状态进行监控,如是否已经派工、是否已经上门、是否已经反馈服务结果信息等等,同时可实时了解上门人员是否已经出发、服务的单位、目的地、是否返回等信息,实现对外出人员的有效监控及调度。


五、收款记录
收款记录是对所销售产品财务到帐的确认,是规范业务流程、防范业务风险的重要保障。收款记录包含内容有:客户名称、订单号、付款人、结算方式、收款金额等。


六、送货方式管理
物流是销售过程非常重要的环节。对于一张订单只会出现一种送货方式,不会出现多种送货方式,对于一张订单也只会由一家送货公司送货。物流需要保证在正确的时间、将正确的产品、送到正确的客户手中并收回正确的金额。同时还要解决客户的特殊需求,如需要发票的客户要将发票也一同送到消费者手中。CSR3000提供物流和投递方式选择,送货收款及送货费用计算等。


七、产品管理
系统需要根据产品的销售情况实时对产品进行添加、修改,或者设置产品的销售状态。产品管理模块是呼叫中心的基础模块,是各项业务开展的最层低数据来源


八、赠品管理
赠品作为重要的促销手段,可以扩展产品的附加价值,加深客户的购买意向,CSR3000系统中有单独的赠品管理模块,提升了呼叫中心实用性。


九、采购累计积分
当客户有采购交易后,系统会对客户采购内容进行累计积分,座席人员可以根据积分额度给与客户适当价格和赠品优惠。


十、话术管理
座席人员可以根据来电客户的情况,查找系统提供的相关话术,提高座席人员解答问题的标准性和及时性。当有老客户打进呼叫中心系统,系统会自动显示针对老客户姓名、性别等信息的话术,座席人员根据话术内容迅速说出欢迎辞,提高了欢迎用语的亲切度。


十一、供应商管理
针对某些厂家,部分产品或者赠品需要采购的情况,CSR3000还提供供应商的管理,系统维护人员将采购内容录入系统,以便管理人员根据出货情况及时作决策调整。


十二、知识库管理
知识库是一些常见的用户知识、产品知识、服务知识、技术支持、公告信息的汇总。它将统一企业对外的服务口径,让用户问题的解答趋于标准化;
知识库通过产品、问题分类和关键字查询疑难问题的答案,给座席人员提供及时帮助。管理员根据产品的发展和变化随时更新。


十三、统计报表
系统提供的报表主要有:
1、电话流量的统计:
电话流量的统计是按照月,日来统计查询的。系统根据选定的时段统计出在这一个时段内,电话打入的曲线图。
2、座席及客服组的效率统计:
系统可以通过用户输入的时段,统计出在这一时段内打给某个座席以及某个客服组的电话数量。并且绘制曲线图。
3、座席质检统计:
系统可以统计出某段时间、某个座席人员的客户评价情况,可以统计出每种评价或者某几种评价在所有评价中的比例。


十四、权限管理
1、座席无限量由于该系统采用网线部署所有座席,系统不再需要提供大量的座席接线卡,不仅可以实现座席数量无限制,而且还比传统方式的座席故障率更低,稳定性更好。
2、座席远程部署该系统支持多个网络协议下注册的远程座席,并可实现快速信息交换和资源共享。



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